Opruimen en wegwezen! Of plannen?

De zomervakantie is net begonnen. Gaat jouw communicatiedienst ook een wat rustigere periode tegemoet? Er is immers altijd wel ergens een collega met vakantie. En geen project dat in juli of augustus echt af moet (of kan). Dus ook geen échte deadline. Een uitstekend moment om de boel op te ruimen en het najaar te plannen. Enkele duwtjes in de rug… …

Hou een grote schoonmaak op SharePoint

Schep orde in je contentbibliotheek

Waar staat dat beeldmateriaal alweer? Staat het geklasseerd per jaar of per thema? Zijn alle beelden nog relevant? En wat met de nieuwsbrieven? Heb je van elk nummer het finale digitale exemplaar? Staan ze op een plek die iedereen vindt? Evalueer en indien nodig herstructureer je gedeelde mapstructuur. Maak een aparte map voor herbruikbaar materiaal zoals infografieken, posts of beelden en zet ze op een logische plek op SharePoint, zodat iedereen in je team er makkelijk aan kan. Zeker als jij er een keer niet bent. 

Ruim oude documenten en templates op

Staan er in die gedeelde mappen standaardmails, oude documenten en templates die niemand nog gebruikt of nog mag gebruiken? Verwijder of archiveer ze. Structureer ook het archief op een voor iedereen logische manier. Doe hetzelfde met oude logo’s, beelden en ander marketingmateriaal. En uiteraard ook met alle bestanden in je eigen niet-gedeelde mappen. 

Herbekijk standaardteksten

Hoe staat het met de teksten op je website? Of in standaardpresentaties of verkoopdocumenten? Klopt de visie nog? Is de missie nog afgestemd met de realiteit? En de boilerplate onderaan je persbericht? Zijn al die teksten helder en up-to-date? Nu is een goed moment om ze aan te passen aan de huidige strategie van je organisatie.

Overloop je socialemediakanalen

Gebruik je nog al je socialemediakanalen? Is je organisatie bijvoorbeeld nog actief op Twitter? Heb je een intranet? Zijn alle onderdelen van dat intranet nog relevant of staat er een heleboel informatie op die niet meer van toepassing is?

De zomerperiode is het ideale moment om die kanalen netjes op te ruimen, de oude, niet meer actuele informatie te verwijderen en eventueel een socialemedia-account af te sluiten. Waarom immers een kanaal houden dat niet meer bij de strategie van je organisatie past? Minder digitale plekken die goed opgevolgd worden en passen bij je bedrijfs- en communicatiestrategie hebben namelijk meer impact.

Plan je najaar

Evalueer en verzamel feedback

In de zomer is het vaak niet alleen op de communicatiedienst wat rustiger, maar ook op andere diensten. Daarom zijn juli en augustus een goed moment om met collega’s van andere diensten in gesprek te gaan over de communicaties die ze van jouw dienst krijgen. Interview bijvoorbeeld een drietal mensen over wat ze missen of wat ze net goed vinden aan de interne nieuwsbrief of de website. Gebruik hun feedback om je plannen voor het najaar scherper te stellen.

Stem je communicatieplan af op het jaarplan en de beleidsnota’s van je organisatie

Veel organisaties bereiden tegen september hun strategische jaarplannen en beleidsnota’s voor. Vraag aan de directie wat die plannen zijn en stem je communicatiestrategie daarop af. Zo doet de communicatiedienst niet gewoon iets ‘extra’, maar maakt hij deel uit van het strategische team en versterkt hij de strategische bedrijfsbeslissingen.

Beschouw september als een ‘nieuwjaarsmoment’

September is de start van het nieuwe schooljaar, daarom voelt het voor veel mensen en ook organisaties als een nieuwe start, net zoals 1 januari. Medewerkers, klanten en partners staan op zo’n moment open voor vernieuwende ideeën en boodschappen. Maak daar gebruik van om een nieuw product, een dienst of aanpak te lanceren.

Vul je contentkalender aan tot eind december

Een nieuwe visie, dienst of aanpak duurzaam en geloofwaardig lanceren doe je niet met een eenmalige boodschap, dat doe je onder meer door te herhalen. Plan daarom je verschillende communicaties en overloop nog eens je contentkalender tot het einde van het jaar. Staan alle onderwerpen voor de vaste rubrieken en thema’s erin? Kunnen er al dingen aangevuld worden? Vul ook de momenten in waarop je wil communiceren over bijvoorbeeld die nieuwe visie of aanpak.

Schrijf nu voor later

Zomertijd is komkommertijd. Dus waarom nu geen tekst schrijven voor een nieuwsbrief die je pas in het najaar verstuurt? Zeker als je alle informatie al hebt. Bereid die teksten meteen voor alle kanalen voor; je nieuwsbrieven, sociale media, intranet… Zo moet je in het najaar alleen nog op ‘Send’ of op ‘Live’ drukken.

Wat doe jij de komende weken: opruimen en plannen? Of wordt het toch wegwezen 😉?