Vergeet straks je out of office niet

De feestdagen zijn in aantocht. Een periode waarin je normaal gezien veel out of office-berichten ontvangt. Zoals: “Ik ben er even niet, contacteer mijn collega’s”. Wie die collega’s zijn en hoe je ze kunt contacteren, daar heb je dan het raden naar. Of tijdens de kerstperiode: “Van 15/7 tot 15/8 ben ik met vakantie en kan ik je berichten niet beantwoorden” … Pijnlijk, en storend voor je relatie of klant.

Een goede out of office is niet voor interpretatie vatbaar en verzekert de ontvanger dat zijn mail beantwoord zal worden. Heb je wat tijd en inspiratie over, dan geef je je bericht ook nog een leuke twist!

Wat moet er zeker in je out of office?

• De periode dat je er niet bent: zo weet de ontvanger tot wanneer hij moet wachten op je antwoord en kan hij beslissen of hij op je terugkeer wacht of een andere oplossing zoekt.

• De reden van je afwezigheid: hou het kort en bondig. In se interesseert die informatie de ontvanger niet.

• De datum waarop je terug op kantoor bent: dat maakt je boodschap positiever dan alleen te vertellen wanneer je weg bent. Vermeld eventueel een dag later dan je echte eerste werkdag. Zo heb je tijd om je opnieuw in te werken in je projecten.

• Wat er met het bericht gebeurt: wordt de mail tijdens je afwezigheid gelezen of niet?

• Bij wie de ontvanger eventueel terecht kan: welke collega’s kunnen ook vragen rond jouw projecten beantwoorden? Vergeet hun contactgegevens niet in je bericht te vermelden.

Een klaar en duidelijke out of office ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: “Beste lezer… Ik ben afwezig van datum X tot datum Y. Vanaf datum Z ben ik terug op kantoor en krijg je van mij een antwoord op je bericht. Voor vragen rond project 1 of 2 kun je terecht bij collega A op [e-mailadres/telefoonnummer].”

Let op met dringend

Denk goed na vooraleer je in je out of office schrijft dat dringende berichten beantwoord worden. Wat voor de ontvanger dringend is, is dat voor jou of je collega’s misschien niet. Daarom spreek je beter met je collega’s af welke berichten tijdens je vakantie wel beantwoord worden en welke niet. En wie voor welke projecten de mails beantwoordt. Zet per project/ dienst welke collega gecontacteerd moet worden (met zijn contactgegevens). Spreek met je collega’s ook af voor welke noodgevallen ze je mogen contacteren.

Ben je een eenmanszaak? Wil of moet je dan tijdens je vakantie wel gecontacteerd worden? Jij kent de situatie van je projecten het beste. Voor sommige projecten is het op bepaalde momenten belangrijk dat je bereikbaar bent, ook tijdens je vakantie. Voor andere niet. Daarom spreek je met elk van je klanten vooraf de stand van zaken van je projecten af, voor wat ze je kunnen contacteren en hoe. Op die manier blijven je projecten opgevolgd en zijn je klanten gerustgesteld. Een out of office met “Voor dringende zaken mag je me contacteren op [e-mailadres/telefoonnummer]” moet je daardoor als eenmanszaak niet in je out of office zetten. Zo vermijd je tijdens je vakantie berichten of telefoontjes die er voor jou helemaal niet toe doen.

De onderwerpregel

Schrijf in de onderwerpregel van je out of office-mail meer dan gewoon “OOO” of “Afwezig”. Zie de plek als een contactmoment met je (potentiële) klanten of relaties. Maak er dus iets leuks of opvallends van. Met een creatieve onderwerpregel tover je bovendien een glimlach op het gezicht van de ontvanger. Dat verzacht zijn mogelijke teleurstelling of frustratie over het feit dat hij je niet onmiddellijk te pakken krijgt.

Zet je out of office uit als je terug aan het werk bent

Ben je ondertussen terug aan het werk? Check voor alle zekerheid of je out of office uitgeschakeld is. Heb je bij het opstellen van je out of office-bericht de juiste data voor de activering ingesteld, dan is er in principe geen probleem. De verzending wordt automatisch uitgeschakeld. Maar soms loopt het wel eens mis, dat is niet alleen storend, het bezorgt je ook een slordig of vergeetachtig imago.

Hoe mijn out of office er dit seizoen zal uitzien? Stuur me tussen 24/12/25 en 2/01/2026 een mail en je komt het makkelijk te weten.